El mejor software de seguimiento del tiempo de 2020

Si está aquí, significa que está buscando un software de seguimiento del tiempo que usará usted mismo o con su equipo. Pero elegir uno o incluso elegir algunos para probar puede ser una tarea confusa y desalentadora con más de 100 aplicaciones disponibles.

Para ahorrarle un tiempo precioso, hicimos el trabajo duro de la investigación de mercado en profundidad y las pruebas de aplicaciones y elaboramos una lista de 11 programas de seguimiento del tiempo que son "la crème de la crème".

Las herramientas de seguimiento de tiempo que hicieron nuestra lista son:

  • Paymo: aplicación de gestión de trabajo con todas las funciones con funciones de seguimiento de tiempo y contabilidad para ayudarlo a gestionar proyectos de principio a fin
  • Harvest: una herramienta de facturación y seguimiento del tiempo para facilitar la entrega y la facturación del proyecto.
  • TSheets: una solución combinada con reconocimiento facial para empleados que trabajan fuera de la oficina
  • Toggl: rastreador de tiempo, informes visuales e información del equipo para cualquier tamaño de empresa
  • Hubstaff– rastreador de tiempo que monitorea su actividad tomando capturas de pantalla aleatorias de su escritorio
  • Oportuna: herramienta que rastrea el tiempo y crea horarios y planillas automáticas simultáneamente
  • TimeCamp: aplicación de seguimiento y facturación de tiempo con una sólida lista de integraciones
  • TrackingTime: una herramienta para rastrear el tiempo en tareas recurrentes y programar eventos repetitivos
  • Time Doctor: seguimiento automático del tiempo, módulo de nómina y captura de pantalla de escritorio en una sola aplicación
  • RescueTime: bloquea sitios web que distraen y establece objetivos para mejorar tu productividad a través del seguimiento del tiempo
  • Workpuls: herramienta de monitoreo de empleados con capacidades de seguimiento automático del tiempo

¿Por qué es importante el seguimiento del tiempo?

Si aún no está convencido de la utilidad del seguimiento del tiempo, eche un vistazo a los siguientes beneficios:

  • Identifique tareas no esenciales: no tiene el tiempo necesario para dedicar a cualquier actividad. El seguimiento del tiempo puede ayudarlo a reemplazar tareas sin importancia por tareas productivas. Puede exportar estos datos a informes y hojas de tiempo, para que pueda usarlos en sus próximos proyectos para evitar perder el tiempo. Esta es otra razón por la que debe emparejar el seguimiento del tiempo con la administración de tareas. Es incluso mejor si estas dos características son parte de la misma aplicación nativa para evitar el desorden de datos.
  • Mejore las estimaciones de tiempo: puede usar entradas de tiempo con seguimiento previo como el indicador principal para sus proyectos futuros. A través de ellos, hará mejores estimaciones para las siguientes tareas y establecerá plazos más precisos para proyectos similares. Monitorear su evolución en el tiempo puede ayudarlo a descubrir si un trabajador tendrá tiempo para terminar una tarea en función de sus actividades pasadas. Además, los empleados con reserva insuficiente pueden hacerse cargo del trabajo de los demás para obtener resultados más rápidos si tienen las habilidades adecuadas.
  • Reciba un pago justo: si es un profesional independiente que paga por hora, los rastreadores de tiempo lo ayudarán a obtener la cantidad de dinero que se merece. Puede eliminar las conjeturas y las conversaciones incómodas con clientes problemáticos que no están dispuestos a cooperar o que dudan en decidir una tarifa de pago. Tendrá la evidencia de su trabajo almacenado de forma segura en línea y medido segundo a segundo con todos sus registros de tiempo.

En nuestra prueba solo miramos aquellas aplicaciones que tienen el seguimiento del tiempo como una característica nativa.

Si ya usa una aplicación para administrar su trabajo pero no tiene un módulo de seguimiento de tiempo, una integración con una aplicación de seguimiento de tiempo puede ser una solución. Sin embargo, no recomendamos esto, ya que podría generar una complejidad adicional o aumentar sus costos.

El seguimiento del tiempo funciona aún mejor cuando lo combina con otras funciones. Necesita la administración de tareas para realizar un seguimiento de sus tareas diarias y una funcionalidad para crear informes basados ​​en su trabajo para medir el rendimiento y monitorear la actividad pasada para referencia futura. Otras funcionalidades agradables, como el seguimiento automático del tiempo, la programación de recursos para equipos o las capacidades de contabilidad ayudan a la administración general del trabajo al equilibrar su tiempo, presupuesto y recursos humanos. Además, ya no tendrá que cambiar entre aplicaciones, herramientas y técnicas para completar sus tareas.

Consulte nuestra guía de administración de tareas para obtener más información sobre cómo puede priorizar y organizar sus tareas utilizando herramientas y técnicas relevantes.

Criterios clave para elegir herramientas de seguimiento de tiempo

Estos son los siete factores clave que tomamos en cuenta al revisar el software de seguimiento de tiempo en esta guía:

  • Características principales: las cosas más importantes que deberían influir en su decisión son las características principales de la herramienta. La gestión de tareas y los informes son indispensables. Las funcionalidades como el seguimiento automático del tiempo o la facturación agregan valor y pueden marcar la diferencia entre una gran aplicación y una que haga el trabajo por el momento. Además, los equipos pueden usar la programación de recursos junto con el seguimiento del tiempo, pero esta característica es inútil para las personas. Antes de elegir un producto final, hable con su equipo y descubra cuáles son sus propias necesidades además de los requisitos de su proyecto.
  • Proceso de incorporación: hemos pasado por cada paso del proceso de incorporación para ver exactamente qué tan fácil es para un usuario familiarizarse con una nueva herramienta. Algunas ventajas del proceso de incorporación incluyen tutoriales, guías, atención al cliente, recursos o plantillas gratuitos y otras características útiles que pueden ayudarlo a comenzar más rápido. ¿Por qué molestarse al respecto? Porque podrá utilizar la aplicación de seguimiento de tiempo en todo su potencial desde el principio solo a través de un proceso de incorporación claro y detallado.
  • Costo: piense en su presupuesto actual y en lo que quiere pagar. Algunas herramientas cobran más por usuarios adicionales, por lo que deberá considerar la cantidad de usuarios activos en la aplicación al mismo tiempo. No olvide contar los costos adicionales que puede encontrar durante la incorporación de nuevos empleados o la transferencia de datos de proyectos, documentación y cronogramas de equipo existentes a la plataforma. Además, vigile de cerca las ofertas especiales de vez en cuando.
  • Soporte: es posible que tenga que recurrir al soporte al cliente en algún momento, independientemente de qué tan preparado esté su equipo cuando se trata de habilidades tecnológicas. El soporte para el producto debe ser de fácil acceso para que pueda obtener ayuda rápidamente. Examine los idiomas disponibles para evitar problemas de falta de comunicación. Sin embargo, preste atención: el grado de soporte ofrecido puede depender de su nivel de suscripción. Para algunas aplicaciones, hablar con un administrador de cuentas solo puede estar disponible con planes premium, así que considere cuánto dinero está dispuesto a comprometer.
  • Revisiones: aunque cada herramienta funciona de distintas maneras para cada negocio, puede ver lo que los usuarios existentes tienen que decir. Capterra y G2 son dos plataformas confiables de revisión de usuarios que tienen como objetivo proporcionar comentarios objetivos de los usuarios. Estas revisiones sirven como una orientación básica de los aspectos que debe analizar y probar usted mismo antes de decidir si una herramienta es la adecuada para su negocio.
  • Premios: algunos de los mejores productos ganan premios. Eso es a menos que estemos lidiando con una nueva aplicación que aún no ha tenido la posibilidad de ser nominada. La página de prensa de cada herramienta a menudo destaca los premios que han recogido a lo largo de los años y los motivos para recibirlos.
  • Funciones adicionales: piense en cualquier otra función que pueda necesitar, desde el seguimiento y las integraciones de GPS, hasta un sistema de aprobación de hojas de tiempo, una función de nómina o incluso un diseño limpio o colorido para mantener a su equipo comprometido.

Consejo: tome estos siete factores y califíquelos según sus necesidades. Primero, crea una hoja de cálculo. Luego, escriba sus características imprescindibles (otorgue 5 puntos por cada una), características agradables (2 puntos por cada una) y las características de bonificación (1 punto por cada una). Súmelo todo para crear su propia calificación de las herramientas y haga su propia prueba para probar antes de elegir una.

Paymo

Paymo es un software de gestión de proyectos, gestión del trabajo y seguimiento del tiempo que ayuda a los profesionales de gestión y autónomos a entregar proyectos a lo largo de todo su ciclo de vida.

La compañía ha estado presente desde 2008 y comenzó inicialmente como una aplicación de seguimiento de tiempo y facturación. Poco a poco, según los comentarios de los usuarios, se convirtió en una plataforma de gestión de proyectos con todas las funciones.

Con usuarios de más de 50 países, Paymo es una aplicación establecida en la que confían alrededor de 4,000 compañías y 40,000 freelancers (~ 70,000 usuarios) para ayudar a administrar su tiempo y proyectos de principio a fin. Su objetivo principal es ayudarlo a mantener todo su trabajo en un solo lugar mientras simplifica su flujo de trabajo para una administración de tareas más eficiente.

Mejor para:

Pequeñas y medianas empresas, agencias, consultores, firmas de abogados y arquitectos, y autónomos que manejan múltiples proyectos de clientes y desean poder seguir su tiempo, monitorear las finanzas y organizar recursos desde un solo lugar.

Por qué decimos que es impresionante

Un software moderno e intuitivo para empresas basadas en proyectos que ayuda a su equipo a gestionar proyectos durante todo su ciclo de vida. Planifique y programe sus proyectos, colabore con su equipo, comparta archivos, realice un seguimiento del tiempo y asegúrese de mantenerse dentro del presupuesto.

Las 5 características principales

1) Disponibilidad: puede decidir exactamente cómo y desde qué dispositivo desea realizar el seguimiento del tiempo. Paymo está disponible como temporizador web, aplicación de escritorio, aplicación móvil (también funciona sin conexión) e incluso como rastreador automático de tiempo de escritorio (PaymoPlus). También hay una integración de Adobe para creativos que desean realizar un seguimiento de su tiempo dentro de los productos de Adobe, sin tener que cambiar entre diferentes aplicaciones.

2) Programación de recursos: para ayudarlo a calcular los recursos necesarios para entregar un proyecto, vea la actividad de su equipo. Esto puede ayudar a quién trabajará en qué y cuándo o comprobar la capacidad del usuario para evitar el agotamiento de los empleados. Administre su asignación de recursos fácilmente y dele a su personal las tareas correctas en función de lo que han hecho en el pasado.

3) Área de partes de horas: vea y administre sus entradas de tiempo diariamente / semanalmente / mensualmente / agenda, agregue tiempo en masa o importe tiempo directamente desde sus reservas.

4) Informes de tiempo: cree informes de tiempo basados ​​en el tiempo de seguimiento y obtenga una visión detallada de cómo se dedica el tiempo a usted o su equipo. Elija entre agrupación flexible, subgrupo en una jerarquía de informes, soporte de estado del proyecto e incluya ID de proyecto e ID de tarea para una mayor personalización.

5) Contabilidad: genere facturas en función de la cantidad de tiempo dedicado a tareas o proyectos, realice un seguimiento de los gastos o cree estimaciones para los clientes. Además, puede crear facturas desde cero y utilizar las integraciones con pasarelas de pago como PayPal, Payflow, Stripe, Authorize.net y Stripe de PayPal.

Qué fácil es comenzar

Durante el proceso de incorporación, elegirá su uso preferido de la herramienta (planificar proyectos, realizar un seguimiento del tiempo, administrar tareas o facturar). Hay 9 plantillas de proyectos diferentes que puede elegir para comenzar a trabajar. También hay una base de conocimientos detallada para explorar las funciones más avanzadas. Además, hay un foro de la comunidad de clientes y una Base de conocimientos detallada para explorar funciones más avanzadas. Nuestros gerentes de éxito del cliente que pueden ayudarlo desde la activación de la cuenta durante todo el proceso de incorporación también se comunicarán con usted.

Precios

Hay 3 planes de precios que puede elegir según el tamaño de su negocio y las características que pueda necesitar:

  • Gratis (para 1 usuario: autónomos y usuarios individuales): listas de tareas simples para sus tareas, tableros Kanban para obtener una visión más visual de sus tareas, Meta Kanban, seguimiento de tiempo para mantenerlo motivado, aplicaciones de escritorio y móviles para rastrear el tiempo fuera de línea , Adobe CC Extension para creatividades e Informes. Además, obtendrá 1 GB de almacenamiento, uso compartido de archivos, soporte comunitario para resolver cualquier problema que pueda encontrar, API, 3 facturas / cuenta para tener una idea de lo fácil que es conectar sus datos a las facturas que envía a sus clientes .
  • Pequeña oficina ($ 11.95 / usuario / mes): puede obtener las características gratuitas del plan + Facturas, estimaciones y gastos, Administración avanzada de tareas para ayudarlo a administrar proyectos y equipos más grandes, Plantillas de proyectos para evitar perder el tiempo con lo básico, Panel para supervisar su proyecto y actividad de equipo, y 50GB para almacenar sus archivos. También podrá utilizar Informes avanzados para sus gerentes y dar una visión detallada del estado del proyecto y los resultados a sus clientes, integraciones con otras herramientas que está utilizando.
  • Empresa ($ 18.95 / usuario / mes): puede obtener las características del plan de oficina pequeña + Programación de recursos para mantener el control de la actividad de su equipo, Gráficos de Gantt, Gráfico de Gantt de cartera y Asistencia remota en línea para responder rápidamente a sus consultas. Este plan también le brinda almacenamiento ilimitado para que nunca se preocupe por dónde guardar sus datos.

Se ofrece un descuento del 20% para pagos anuales.

La aplicación también es compatible con escuelas, colegios y universidades de todo el mundo al ofrecer suscripciones gratuitas durante 1 año sin limitaciones de funciones. Paymo también apoya a cualquiera que quiera hacer el bien a la sociedad, ya que las organizaciones sin fines de lucro son elegibles para un descuento del 50%.

Veredicto

Estamos orgullosos de haber obtenido un 4.5 / 5 en Capterra y 4.5 / 5 en G2. La aplicación también ha ganado una serie de premios que incluyen: Software PM más utilizable (Índice de usabilidad de gestión de proyectos de G2 | Verano 2017), Software de seguimiento del tiempo con la implementación más fluida (G2 Summer 2017), El mejor software PM de ROI (G2 Summer 2017) , El software PM con la implementación más fluida (G2 Summer 2017), y el Great User Experience Award 2017 (FinancesOnline).

Paymo tiene el mejor plan gratuito para individuos y podría clasificarse fácilmente entre los tres mejores software en términos de funcionalidad de seguimiento de tiempo. Las funciones avanzadas de administración de tareas, la programación de recursos y los módulos de contabilidad lo tienen cubierto si desea administrar proyectos de principio a fin junto con su equipo. Lo más notable es que puede elegir cualquier método de seguimiento de tiempo que desee. La plataforma podría ser aún mejor si tuviera características como el seguimiento de GPS, la aprobación del parte de horas o un sistema de nómina en el futuro cercano.

Cosecha

Las grandes empresas, las pequeñas empresas y los trabajadores independientes pueden utilizar Harvest. Lanzado en 2006, su objetivo es hacer las cosas al estilo Harvest. Esto implica ser honesto, retribuir, innovar y escuchar las necesidades de los clientes, entre otros.

Harvest ofrece una solución de seguimiento de tiempo y facturación bajo el mismo techo. Esta herramienta conecta ambas funciones para que se le pueda pagar en función de las entradas de tiempo rastreado sin exportar datos a otro sistema.

Mejor para:

Freelancers, equipos pequeños, medianos y grandes que buscan integrar el seguimiento del tiempo con sus herramientas favoritas.

Por qué dicen que es impresionante

Software de seguimiento del tiempo para aquellos que valoran el conocimiento.

Las 5 características principales

1) Seguimiento del tiempo y gestión de gastos: haga un seguimiento del tiempo para clientes, proyectos, tareas y miembros del personal específicos para mantener el control de todas las actividades a través de un temporizador web. No se preocupe, recibirá recordatorios por correo electrónico cuando lo deje encendido durante demasiado tiempo para solucionar este problema. Sin embargo, si olvidó iniciarlo, agregue tiempo a granel al área de hojas de tiempo semanales. Bonificación: tome una foto y agréguela a un gasto utilizando la aplicación móvil para ofrecer pruebas de sus gastos.

2) Descripción general del equipo: supervise quién está rastreando el tiempo y cuándo están trabajando en un proyecto específico, así como quién está sobrecargado de trabajo para evitar el agotamiento. Puede editar entradas de tiempo y dividirlas en horas facturables o no facturables para obtener informes más detallados. También puede usar el sistema de aprobación de parte de horas para una supervisión mejorada del equipo.

3) Informes visuales: verifique las entradas de tiempo y compárelas con el presupuesto inicial del proyecto para ver si está encaminado. Los informes también le muestran la suma que necesita facturar para ser rentable.

4) Módulo de facturación: factura a los clientes según el tiempo de seguimiento, envía facturas por correo electrónico y recibe pagos en línea a través de Stripe o PayPal. También hay una integración nativa con Xero y Quickbooks que es útil si ya está utilizando una de estas aplicaciones.

5) Programación: a través de su aplicación hermana, Forecast, puede reservar proyectos por adelantado y comparar el tiempo registrado en Harvest con el tiempo programado en Forecast.

Qué fácil es comenzar

Después de registrarte, recibirás un correo electrónico de bienvenida para comenzar y crear tu primer proyecto. Paralelamente, también obtendrá acceso a hojas de tiempo y plantillas de facturación gratuitas, recursos educativos para el seguimiento del tiempo, seminarios web (programados y grabados) y a una base de conocimientos con tutoriales y guías paso a paso.

Precios

Hay 2 planes entre los que puede elegir después de que caduque la prueba gratuita, y cada uno agrega más funciones:

  • Gratis: es para 1 persona, 2 proyectos y obtienes facturas y clientes ilimitados. No puede cargar el logotipo de una empresa, adjuntar archivos a las facturas, integrarse con QuickBooks Online o importar datos. Cuando se registre, recibirá por primera vez la versión de prueba gratuita de 30 días con todas las funciones. Una vez que caduque, podrá usar el plan gratuito a menos que actualice.
  • Pro: $ 12 / persona / mes o $ 10.8 / persona / mes (10% de descuento para pagos anuales): 2+ personas, proyectos ilimitados, clientes ilimitados, facturación ilimitada, sistema de aprobación de planillas para permitir que los gerentes tengan una visión general de la actividad de su equipo .

Tendrá que pagar por separado la función de programación, Harvest Forecast. ($ 5 / mes, usuarios y proyectos ilimitados)

Todos los planes incluyen seguimiento de tiempo y gastos, informes potentes, facturas y estimaciones ilimitadas, alertas de presupuesto de proyectos, aprobación de parte de horas, integraciones con más de 100 aplicaciones, aplicaciones para iOS, Android y Mac, seguridad a nivel de banco y asistencia telefónica y por correo electrónico.

Disponibilidad: web, iOS, Android, Mac y como complemento para Chrome y Safari.

Veredicto

Parece que la mayoría de los usuarios tienen una buena opinión sobre Harvest ya que la herramienta obtuvo un 4.5 de 5 (Capterra) y 4.3 de 5 (G2).

Si tuviéramos que seleccionar las mejores herramientas de seguimiento de tiempo y basadas en contabilidad, Harvest estaría entre nuestros tres primeros. ¿Por qué? Porque es un gran ejemplo de una herramienta que combina el seguimiento del tiempo con funciones de contabilidad para facilitar la entrega de proyectos y la facturación. Además, sus integraciones con Xero y QuickBooks lo hacen más conveniente para los usuarios que ya usan esas herramientas para contabilidad o contabilidad.

Esperamos con interés la posible introducción de un módulo de facturación periódica para facilitar todo el proceso de pago y facturación con clientes habituales. El rastreador solo muestra tus tiempos después de que haya pasado cada minuto. Los principiantes que se sienten motivados si ven pasar rápidamente sus segundos apreciarían un temporizador más preciso que rastrea cada segundo de su trabajo.

Puede probar esta herramienta usted mismo con una prueba gratuita de 30 días y probarla junto con sus más de 100 integraciones o utilizar su propia API para configurar la suya.

Lea la lista completa en nuestro blog